Gestionnaire administratif (F/H)

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif (F/H) au sein de la direction des finances, des achats et du contrôle interne (DFACI) - Poste temporaire ouvert dans le cadre d'un CDD.

Le gestionnaire administratif assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique de la direction et du pôle achat.

Activités principales :

Secrétariat pôle achat

• Mettre en forme et uniformiser les formulaires et procédures

• Organiser les commissions des achats (convocation des membres, ordre du jour, quorum, réservation de salle, transmission de compte rendu aux membres, gestion des PV d’attribution, etc.)

• Administrer les sites de commande en ligne (gérer les comptes utilisateurs, assister les utilisateurs de 1er niveau, administrer les fichiers gestionnaires - à minima 6 sites en ligne pour 300 profils environ)

• Gérer les cartes d’achats et affaires (gérer le 1er niveau des utilisateurs et créer les fournisseurs)

Exécution des marchés

• Recenser et contrôler les pièces socio-fiscales à l’attribution et semestrielles de tous les fournisseurs (tableau de bord)

• Créer les fournisseurs auprès de l’agence comptable

• Contrôler et agréer les sous-traitants (notification, tableau de bord)

• Classer les ordres de services et gérer les tableaux de suivi de flux financiers et administratifs

• Gérer les PV de réception, les retenues de garantie (tableau de bord), les cessions de créances et les avenants (partie administrative uniquement) en collaboration avec l’agence comptable

• Assurer la relation fournisseurs

• Organiser et piloter les réunions des marchés transverses à fort enjeux stratégiques et financiers

• Administrer en lien avec les prescripteurs les achats sur centrale d’achat y compris les marchés subséquents

Appui au secrétariat de direction

• Mettre en forme les documents administratifs (rapports budgétaires, tableaux réglementaires, bilan d'activités, etc.) et uniformiser les documents administratifs utilisés par la direction (notes, certificats, bordereaux, etc.),

Contraintes particulières :

Pics d'activité durant les périodes budgétaires et selon volume de la commission des achats.

Service partagé direction (10%) / pôle achats (90%)

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DFACI – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1580 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 04/01/2027

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Connaissances :

• Organisation et fonctionnement d'un EPSCP et des administrations publiques

• Procédures propres au champ d'intervention

• Techniques d'élaboration de documents pour la réalisation de document pour diffusion interne ou externe (rectorat, ministère, etc.)

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité

• Savoir rendre compte et savoir communiquer

• Travailler en équipe

• Savoir utiliser les logiciels bureautiques (word et excel) et les espaces de travail partagés (cloud)

Compétences comportementales :

• Respect de la confidentialité

• Rigueur et organisation

• Autonomie

Date limite de candidature : 22/11/2026